Siklus Hidup Sistem Informasi

Siklus hidup pengembangan sistem informasi merupakan  suatu bentuk yang digunakan  untuk menggambarkan tahapan  utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam  proses pengembangan sistem . Siklus hidup pengembangan sistem informasi menyajikan  metodologi atau proses  yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem informasi . Dengan demikian dalam membangun sistem informasi  maka sejumlah tugas yang harus  diselesaikan.

Suatu pengembangan sistem akan terlalu besar untuk dikerjakan  bila tanpa  sistem pengendalian. Pengendalian ini diperlukan terhadap bidang-bidang seperti fungsi, anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas. Untuk menjamin agar suatu sistem dapat dibangun berdasarkan fungsi yang dipersyaratkan, dalam batas anggaran yang sudah disediakan dan memenuhi jadwal waktu yang telah ditentukan serta mencapai kualitas yang diinginkan, maka sejumlah titik pengecekan amat diperlukan, dimana titik pengecekan ini menjamin agar pekerjaan dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat, dengan kata lain  titik pengecekan merupakan kunci pengendalian di dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi. Keputusan manajemen dilakukan oleh steering committeeatau oleh seorang manejer senior di dalam lingkup pemakai sistem.

            Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan (investigasi atau survey, analisa, desain, pembuatan dan implementasi, pemeliharaan) dan dievaluasi secara terus-menuerus untuk menetapkasn apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali.

1.  Fase / Tahap Perencanaan

Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang melaksanakan.

Tahap perencanaan menjadi penting karena:

·         Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci. Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada layar monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya

·         Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.

·         Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam organisasi.

·         Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam organisasi.

Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:

·         Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

·         Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

·      Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen.

·         Mendukung proses evaluasi.

·         Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka panjang.

Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.

Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern  maupun ekstern ,  kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen.

Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah proyek tersebut layak atau tidak untuk dilanjutkan.

.

a.  Usulan

Usulan perubahan sistem dari internal biasanya  berisi:

-   Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional yang      tinggi.

-     Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.

-     Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.

   b.  Keputusan Manajemen

            Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab), keamanan data, hubungan dengan pelanggan .

   c.   Kerangka acuan kerja

            Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim yang dapat  terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan kerja yang menyangkut :

-          latar belakang

-          Maksud dan tujuan

-          Sasaran proyek

-          Ruang lingkup pekerjaan

-          Jangka waktu pelasanaan

-          Prioritas pekerjaan

   d.   Anggaran (Dana)

            Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan yang tidak terduga.

   e.   Penunjukan tim pelaksana

Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

   f.    Menilai kelayakan proyek

            Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis. Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).

·         Kelayakan Operasional

Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training  yang ditawarkan, pelayanan purna jual / pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas system baru.

·         Kelayakan Teknis

Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan serta sistem keamanan data.

·         Kelayakan ekonomis 

Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem tersebut.

2.   Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hudup Pengembangan  Sistem  Informasi  yang  tahapannya  terdiri dari   enam

langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam melaksanakan tidak harus kaku namun dapat disesuaikan kebutuhan .

Tahapan utama pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

·         Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.

·         Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.

·         Desain, bertujuan mendesain system baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan.

·         Pembuatan, membuat sistem yang baru (hardware dan software).

·         Implementasi,  bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.

·         Pemeliharaan, bertujuan agar sistem yag dapat berjalan secara optimal.

Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan cara yaitu

secara berurut (waterfall), iterasi dan spiral.

·         Waterfall, Suatu tahapan yang harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya. Dengan tujuan menghindari terjadinya pegulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan dalam pengembangan “mass product”.

·         Iterasi/ Spiral, Suatu tahapan yang dilaksanakan dengan memakai tehnik iteration/ pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan untuk pembuatan “Tailor Made Product”.

3.  Tahap Evaluasi

Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pengembangan sistem sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi waktu, biaya maupun secara teknis. Eavluasi yang dimaksudkan disini adalah evaluasi yang dilakukan oleh user / manajemen, sedangkan evaluasi yang dilakukan tim koordinasi / analis bersifat lebih teknis dan sering disebut dengan walkthrough. Evaluasi (inspeksi) yang dilakukan pada oleh user / manajemen dimulai saat pengembangan sistem, saat penyerahan dan saat pengoperasian. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

·         Saat Pengembangan, Pada saat pengembangan sistem informasi perlu dievaluasi apakah sesuai dengan rencana, jadwal dan sebagainya. Dengan demikian setiap penyimpangan dapat diatasi sedini mungkin.

·         Saat Penyerahan, sistem yang telah selesai dikembangkan, perlu dites    ( testing penerimaan )     apakah      dapat   berfungsi   sebagaimana   yang diharapkan seperti efisiensi sistem baru, waktu, respon, kelengkapan informasi yang disajikan dan sebagainya.  Setelah semua di evaluasi, dan system tersebut dinyatakan dapat diterima sebegai bukti telah selesainya pengembangan sistem tersebut.

·         Saat Pengoperasian, Dalam pengoperasian sistem tersebut masih perlu dievaluasi, tetapi tidak perlu seintensif pada saat pengembangan ataupun pada saat penyerahan. Evaluasi dapat dilakukan setengah tahun, satu tahun atau sesuai dengan kebutuhan. Hasil dari proses evaluasi ini menjadi masukkan bagi manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan harus dipertahankan, diperbaiki (upgrade) atau diganti dengan yang baru.